一、功能简介 #

作为 vaka 的团队管理员，你可以创建团队数据文件夹，上传公司或团队的共享文档与资料，并将其授权给指定成员或成员组使用。团队成员在 vaka 的问答中即可直接引用这些官方或内部数据，获得更精准、更可靠的回答。
功能场景：

• 构建团队知识库：上传产品文档、技术手册、销售话术、HR 政策等内部资料，让 vaka 成为团队专属的知识专家。
• 统一信息出口：确保团队成员在对外沟通或内部决策时，引用的都是官方最新、最准确的数据，避免信息不一致。
• 权限安全可控：针对不同部门或项目，精细化授权数据访问权限，确保敏感信息只对相关人员可见。

二、操作流程 #

进入团队数据管理后台 #

1. 以成员身份登录 vaka ，点击右上角 头像 → 团队管理，进入管理后台。
2. 在左侧导航栏中，点击 数据管理 → 团队数据，进入团队数据列表页面。

创建数据文件夹、上传文件 #

团队数据可以以“文件夹”的形式进行组织，也可以直接上传文件（支持本地导入、链接导入、飞书导入）
以“文件夹”的形式进行组织：

1. 在弹出的对话框中，填写文件夹信息：
   • 文件夹名称：必填，建议使用能清晰表明内容分类的名称，如“产品设计文档”、“市场营销素材”等。
   • 描述：选填，可简要说明该文件夹内包含的数据类型或用途。
2. 点击 确定，文件夹创建成功，页面将自动进入该文件夹的详情页。
3. 在文件夹详情页，你可以开始上传文件。vaka 支持多种上传方式：
   • 点击上传：单击上传区域，从电脑中选择一个或多个文件。
   • 拖拽上传：直接将文件或整个文件夹从电脑桌面拖拽到上传区域。

授权团队数据 #

数据上传后，默认仅管理员可见。你需要为其配置权限，团队成员才能在“使用平台”看到并使用这些数据。
在 团队数据 列表页，点击目标文件夹操作列下的 授权 按钮。你也可以进入文件夹详情页，点击右上角的 授权 入口。

1. 在弹出的授权设置对话框中，配置数据的“可见范围”：
   • 全部成员：将该文件夹授权给团队内所有成员，适用于通用性强的公共资料。
   • 指定成员/成员组：仅将文件夹授权给特定的个人或成员组。点击输入框，从下拉列表中搜索并选择一个或多个 成员 或 成员组。这种方式适用于需要权限隔离的场景，例如将“财务部数据”仅授权给“财务部”这个组。
2. 选择完毕后，点击 确定，权限设置立即生效。

体验与验证 #

上传和授权数据后，你可以立即验证其在问答场景中的效果。
在 团队数据 列表页，点击目标文件夹操作列下的 去问答 按钮。你也可以在文件夹详情页右上角点击 去问答。

1. 系统将跳转到“使用平台”，自动创建一个新的问答任务，并将该数据文件夹作为知识源加入任务中。
2. 你可以尝试提出与上传文件内容相关的问题，检验 vaka 是否能基于这些团队数据给出准确的回答。

三、常见问题 #

问：团队成员如何使用我上传的团队数据？
答：获得授权的团队成员在登录“使用平台”后：

1. 在新建问答任务或在任务中 添加数据 时，可以看到 团队数据 模块。
2. 该模块会列出所有他已被授权访问的团队数据文件夹。
3. 他可以直接勾选整个文件夹，或进入文件夹勾选其中的部分文件，作为本次问答的知识源。

问：如果我更新了团队数据文件夹里的文件，成员需要重新获取授权吗？
答：不需要。权限是针对“文件夹”设置的，只要成员拥有该文件夹的访问权限，你对文件夹内文件的任何增、删、改操作都会实时对他们生效。
问：为什么我的团队成员在“团队数据”里看不到我上传的文件夹？
答：最可能的原因是你尚未对他或他所在的组进行授权。请返回 团队数据 管理后台，检查该文件夹的授权设置，确保目标成员或其所在的组在可见范围内。
问：分享一个包含“团队数据”的任务给别人，对方能看到吗？
答：这取决于对方是否拥有该“团队数据”的访问权限：

• 如果对方也被授权访问该数据：他可以正常查看和使用任务中的这部分知识。
• 如果对方未被授权：他可以看到任务的对话内容，但无法查看或使用他无权访问的团队数据，系统会给予相应提示。

这种机制确保了团队数据的安全性，即使在协作分享中也不会发生权限泄露。